许多企业都有远程工作,并带来您自己的设备策略,这些策略涵盖了个人设备的公司系统和信息。这些政策还可能会出现公司信息管理和安全的预期或要求。但这些政策可能不会考虑到Covid-19流行病的虚拟办公室和遥控工作的快速过渡。在其他挑战之外:

  • 劳动力的细分可能是首次远程工作。
  • 从事遥控工作的人可能无法意识到或理解适用的政策和实践,提前培训可能是(或可能已经)不切实际的。
  • 快速转向遥控工作可能依赖于更各种设备,包括家庭设备,可能无法享受。在许多情况下,员工拥有或甚至公司发行的设备可以在家中与多个用户共享(例如,在线学生课程)。
  • 检疫时间的休假和劳动力减少可能使船上和非登机处于复杂的船上,在大流行期间的法律持有或被触发。

我们已经广泛写了带上您自己的设备程序,个人和专业通信相交。但我们希望提供一些简明的指导,帮助您通过意外大规模远程访问的信息治理和发现挑战来思考。此外,这件作品侧重于发现和信息挑战,可能涉及与不仅要帮助管理信息的策略不一致的员工行为,也可以涉及员工的行动,而且还要保护您的信息和网络的安全性。通过承认可能性,我们并不意味着宽恕或鼓励为您的公司创建信息安全风险的做法。

请记住,需要合理性,完美不是。

不需要或可能的发现过程中的完美。合理和比例的努力是。并且不会在真空中判断合理性和相称性。法院将理解这一全球大流行和更全面的响应努力的独特挑战。法官还将理解,在保护员工和社区的同时,公司正在进行非凡的努力。

但是关于保存和收集潜在相关信息的争议可能不会发生几个月甚至几年。因此,我们建议您花时间记录您的非凡努力,以便立即启用遥控器。这些努力还可以通过支持稍后的论据来产生股息,即未聚焦的保存需求或发现请求与案件的需求并非成比例。

不要放弃你周围的发现响应计划。

这是可能的,但不太可能,您的组织通过我们今天所面临的挑战思考。但即使您在这种规模上没有考虑过它,请记住,良好和可扩展的 - 发现响应计划植根于识别解决争议问题所需信息的可能来源。许多公司已经转向技术来帮助解决这个过程。然而,即使是技术驱动的发现响应计划留下人类元素的空间。

当涉及到这种大流行期间创造或储存的潜在相关信息的识别,保护和收集时,计划更依赖于与关键托管人的访谈。询问他们的文档管理实践,包括如何创建,传达或存储潜在的相关信息。准备好的回应,这些反应来自贵公司通常的最佳实践,并承认您的采访中的可能性。

简而言之,当灰尘稳定时,组织将适应现有的面试问题,准备家庭收集协议,并考虑数据映射练习,这些练习在正常组织业务之外大大扩展。

如果先前没有提供培训或指导,或者如果它有更新和提醒。

应提醒员工,无论是创建还是存储在公司签发或个人设备上都是可被发现的。这也可能是鼓励实践的时间,这可能会降低未来发现的负担。例如:

  • 如果支持远程访问的文档管理工具,如云的工具,请提醒员工使用这些工具的重要性,以便妥善管理业务记录。
  • 提醒员工甚至远程工作创造了可能受保护要求的商业记录和通信,并在诉讼中可被发现,并回应监管查询。
  • 提醒员工,用于商业目的的个人电子邮件帐户是可发现的。
  • 请注意,使用批准的工具管理信息的管理将使潜在相关信息的识别不那么繁重和侵扰。如果公司支持的工具不存在或不足,则鼓励员工从个人信息中分离业务信息。

考虑可能丢失有关个人设备相关信息的增强风险。

您的员工可以以提高相关信息将丢失风险的方式管理有关其个人设备的信息。例如,员工可以通过删除信息来响应个人设备上的低存储器。或者他们可以部署设备以手动或自动清洁个人设备。对于关键的监护人,特别是那些在遥远的工作期间受到保护义务的关键守护者,请考虑在满足保护义务的同时如何管理这些工具。或者考虑远程收集相关信息。

为拥有,监管和控制问题以及个人隐私问题做准备争议。

在从该党发现之前,缔约方是否必须有法律权利或实用能力之间的司法管辖区划分。这个问题可以运行这两种方式。例如,远程工作员工可以看到寻求他们可以远程访问的公司信息的子公司。个人隐私问题也可能提出新的控制问题。

虽然可能对您的发现和治理问题可能并不容易答案,但请再次记得对这一独特挑战的合理和实际的解决方案应该是可取的。

正如我们在一开始就注意到,完美既不是可能也不需要。当事情不可避免地通过裂缝落下时,请尽可能地记录这些问题。我们的希望是,缔约方和法院将在一开始或面对良好的宣传方面,“合理”信息治理活动和在Covid-19时的发现反应与在前的合理努力中的合理努力不同大流行世界。